Google Driveのショートカットはポインタであり、別の著者やコピーではない

まずショートカットが実際に示しているものから始める

ショートカットは原本のファイルやフォルダを指し示す参照である。原本を開く権限がなくても、読めるタイトルと場所を伴ってフォルダに表示されることがある。まず記録すべきは、見えるラベル、それが置かれている場所、そしてたどろうとしたときに何が起きるかである。ショートカットの項目と対象は別のものであり、閲覧中のフォルダはポインタがどこに保管されているかの証拠であって、対象が何を含むかの証拠ではない。 [Google Drive: ショートカットと元ファイルへのアクセス]

• ショートカットのタイトルを表示どおり正確に書き、見つけたフォルダのパスも添える。
• たどると読めるファイルが開くのか、アクセスの障壁が表示されるのか、何も開かないのかを記す。
• 対象が自分の環境で開くまでは、その中身を記述しない。

ポインタと著者または所有者を切り分ける

ショートカットの所有権と対象の所有権は別であるため、ショートカットが入っているフォルダの持ち主である人物やチームが、自動的に原本の著者や所有者になるわけではない。参照は、単にリンクを集めているだけの人物によって共有ワークスペースに置かれることもある。ショートカットの作成は原本ファイルの権限も変えないので、ポインタから対象を見る新たな権利が生じるわけではない。情報源を引用するときは、参照を見つけたフォルダではなく、対象自体が述べている内容に帰属させる。 [Google Drive: ショートカットと元ファイルへのアクセス]

複数の項目が一つの情報源を指すことがある

フォルダには、すべて単一の原本への参照である複数の項目が含まれることがある。これらは独立したコピーではなく、別々の情報源として数えれば、持っている証拠の量を過大に示すことになる。二つの項目を二つの文書として扱う前に、それぞれが同じ内容を開くかどうかを確認する。どちらの対象も開けない場合は、確認済みの重複ではなく未検証の参照として記録する。

• 開いた対象は、ショートカットのラベルだけではなく、それ自体のタイトルと記載内容で比較する。
• 二つのショートカットが開けない場合は、状態不明の参照として列挙する。

原本が非公開のままのときに記録すべきこと

対象が非公開、存在しない、あるいは開かない場合、それは保持する価値のある所見である。日付、ショートカットのラベル、それが現れたフォルダ、そして遭遇した正確な障壁（アクセス申請ページや空の結果など）を記録する。確認を完了する手段として、明らかな所有者にアクセス申請を送ってはならず、著者や内容についての推測で空白を埋めてもならない。限界が結果であり、裏付けのない推論は結果ではない。

• 対象を確認できなかったこと、そしてその理由を率直に述べる。
• 著者、内容、所有権は推測せず不明のままにする。

引用する前にアクセスと適合性を確認する

対象が開いてから初めて、それがショートカットの約束した項目であることを確認する。タイトルと内容を期待していたものと比較し、実際に到達できる版だけを引用する。対象が開いてもショートカットのラベルが示唆していたものと異なる場合は、その不一致を覆い隠さず、記すべき限界として扱う。ファイルの表示オプションはアカウントやアプリのバージョンによって異なることがあるため、機能が利用可能だと仮定する前に、自分の表示で何ができるかを確認する。

観察と結論を分けておく

三つの部分からなる短い記録が作業を誠実に保つ。すなわち、見たこと、それが立証できないこと、次に何をするかである。観察とは、たとえば報告書の名を冠したショートカットが共有フォルダに現れ、読める文書を開くことかもしれない。限界は、それによってフォルダの持ち主が著者であると示されるわけではないことだ。次の段階は、開いた文書をそれ自体のタイトルで引用し、文書が述べていない限り著者を不明のままにすることである。仮の例として、あるフォルダに組織名のラベルが付いたショートカットが入っているが、対象は無関係な通知として開く場合がある。正しい記録はその不一致であり、その組織についての主張ではない。 [Google Drive: ショートカットと元ファイルへのアクセス]

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