ทางลัด Google Drive เป็นเพียงตัวชี้ ไม่ใช่นักเขียนอีกคนหรือสำเนาอีกชุด

เริ่มจากสิ่งที่ทางลัดแสดงให้คุณเห็นจริง ๆ

ทางลัดคือการอ้างอิงที่ชี้กลับไปยังไฟล์หรือโฟลเดอร์ต้นฉบับ มันอาจปรากฏในโฟลเดอร์พร้อมชื่อเรื่องและตำแหน่งที่คุณอ่านได้แม้คุณไม่มีสิทธิ์เปิดต้นฉบับ นั่นคือสิ่งแรกที่ต้องบันทึก ป้ายชื่อที่มองเห็น ตำแหน่งที่มันอยู่ และสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อคุณพยายามตามมันไป รายการทางลัดและเป้าหมายเป็นสองสิ่งแยกกัน ดังนั้นโฟลเดอร์ที่คุณกำลังเรียกดูเป็นหลักฐานว่าตัวชี้ถูกเก็บไว้ที่ใด ไม่ใช่หลักฐานว่าภายในเป้าหมายมีอะไร [Google Drive: ทางลัดและการเข้าถึงไฟล์ต้นฉบับ]

• เขียนชื่อทางลัดตามที่แสดงไว้ทุกประการ พร้อมเส้นทางโฟลเดอร์ที่คุณพบมัน
• บันทึกว่าการตามมันไปเปิดไฟล์ที่อ่านได้ แสดงอุปสรรคในการเข้าถึง หรือไม่นำไปสู่สิ่งใดเลย
• อย่าอธิบายเนื้อหาของเป้าหมายจนกว่ามันจะเปิดให้คุณดู

แยกตัวชี้อกจากผู้เขียนหรือเจ้าของ

เนื่องจากความเป็นเจ้าของทางลัดและความเป็นเจ้าของเป้าหมายแยกจากกัน บุคคลหรือทีมที่โฟลเดอร์ของตนเก็บทางลัดไว้จึงไม่ใช่ผู้เขียนหรือเจ้าของต้นฉบับโดยอัตโนมัติ การอ้างอิงอาจถูกวางไว้ในพื้นที่ทำงานร่วมโดยคนที่เพียงแต่รวบรวมลิงก์ การสร้างทางลัดไม่ได้เปลี่ยนสิทธิ์การเข้าถึงของไฟล์ต้นฉบับเช่นกัน ตัวชี้จึงไม่ได้ให้สิทธิ์ใหม่ใด ๆ แก่คุณในการดูเป้าหมาย เมื่อคุณอ้างอิงแหล่งข้อมูล ให้ระบุที่มาว่าตามที่ตัวเป้าหมายเองระบุไว้ ไม่ใช่ตามโฟลเดอร์ที่คุณพบการอ้างอิง [Google Drive: ทางลัดและการเข้าถึงไฟล์ต้นฉบับ]

หลายรายการสามารถชี้ไปยังแหล่งเดียวได้

โฟลเดอร์อาจมีหลายรายการที่เป็นการอ้างอิงถึงต้นฉบับเดียว สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่สำเนาที่เป็นอิสระต่อกัน และการนับเป็นแหล่งแยกกันจะทำให้หลักฐานที่คุณมีดูมากเกินจริง ก่อนถือว่าสองรายการเป็นสองเอกสาร ให้ตรวจสอบว่าแต่ละรายการเปิดไปยังเนื้อหาเดียวกันหรือไม่ หากคุณเปิดเป้าหมายใดไม่ได้เลย ให้บันทึกว่าเป็นการอ้างอิงที่ยังไม่ยืนยัน แทนที่จะเป็นสำเนาซ้ำที่ยืนยันแล้ว

• เปรียบเทียบเป้าหมายที่เปิดได้ด้วยชื่อเรื่องและเนื้อหาที่ระบุไว้ของมันเอง ไม่ใช่ด้วยป้ายชื่อทางลัดเพียงอย่างเดียว
• หากทางลัดสองรายการเปิดไม่ได้ ให้ระบุว่าเป็นการอ้างอิงที่สถานะไม่ทราบ

สิ่งที่ต้องบันทึกเมื่อต้นฉบับยังเป็นส่วนตัว

เมื่อเป้าหมายเป็นส่วนตัว หายไป หรือเปิดไม่ได้ นั่นคือข้อค้นพบที่ควรค่าแก่การเก็บไว้ บันทึกวันที่ ป้ายชื่อทางลัด โฟลเดอร์ที่มันปรากฏ และอุปสรรคที่คุณพบอย่างชัดเจน เช่น หน้าเว็บขอสิทธิ์การเข้าถึงหรือผลลัพธ์ว่างเปล่า อย่าส่งคำขอเข้าถึงไปยังเจ้าของที่ดูเหมือนจะเป็นผู้ถือสิทธิ์เพื่อให้การตรวจสอบสำเร็จ และอย่าเติมช่องว่างด้วยการคาดเดาเกี่ยวกับผู้เขียนหรือเนื้อหา ข้อจำกัดคือผลลัพธ์ การอนุมานที่ไม่มีหลักฐานรองรับไม่ใช่

• ระบุตรง ๆ ว่าไม่สามารถตรวจสอบเป้าหมายได้ และเพราะเหตุใด
• ปล่อยความเป็นผู้เขียน เนื้อหา และความเป็นเจ้าของไว้เป็นสิ่งที่ไม่ทราบ แทนที่จะอนุมาน

ตรวจสอบการเข้าถึงและความเหมาะสมก่อนอ้างอิง

เมื่อเป้าหมายเปิดได้แล้วเท่านั้น คุณจึงควรยืนยันว่าเป็นรายการที่ทางลัดสัญญาไว้ เปรียบเทียบชื่อเรื่องและเนื้อหากับสิ่งที่คุณคาดไว้ และอ้างเฉพาะเวอร์ชันที่คุณเข้าถึงได้จริง หากเป้าหมายเปิดได้แต่ต่างจากที่ป้ายชื่อทางลัดบอกไว้ ให้ถือว่าความไม่ตรงกันนั้นเป็นข้อจำกัดที่ต้องบันทึก แทนที่จะกลบเกลื่อน ตัวเลือกในการดูไฟล์อาจแตกต่างกันตามบัญชีและเวอร์ชันแอป ดังนั้นตรวจสอบว่ามุมมองของคุณเองมีอะไรให้ใช้บ้างก่อนสันนิษฐานว่ามีฟีเจอร์หนึ่งอยู่

แยกข้อสังเกตออกจากข้อสรุป

บันทึกสั้น ๆ สามส่วนช่วยให้งานยังซื่อตรง สิ่งที่คุณเห็น สิ่งที่มันยืนยันไม่ได้ และสิ่งที่คุณจะทำต่อไป ข้อสังเกตหนึ่งอาจเป็นการที่ทางลัดที่ตั้งชื่อตามรายงานปรากฏในโฟลเดอร์ร่วมและเปิดไปยังเอกสารที่อ่านได้ ข้อจำกัดคือเจ้าของโฟลเดอร์ไม่ได้ถูกแสดงว่าเป็นผู้เขียนเพราะเหตุนั้น ขั้นต่อไปคือการอ้างอิงเอกสารที่เปิดได้ตามชื่อเรื่องของมันเอง และปล่อยผู้เขียนไว้เป็นที่ไม่ทราบ เว้นแต่เอกสารจะระบุไว้ ตัวอย่างสมมติ โฟลเดอร์หนึ่งมีทางลัดที่ติดป้ายชื่อองค์กรหนึ่ง แต่เป้าหมายเปิดออกมาเป็นประกาศที่ไม่เกี่ยวข้อง บันทึกที่ถูกต้องคือความไม่ตรงกัน ไม่ใช่การกล่าวอ้างเกี่ยวกับองค์กรนั้น [Google Drive: ทางลัดและการเข้าถึงไฟล์ต้นฉบับ]

อีกสองสามคำถาม